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連番、手入力してない? 仕事が速い人がやっている連続データの入力ワザ

投稿日:2018年11月2日 更新日:

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「1、2、3……」「10月1日、10月2日……」といった連続データの入力。Excelでよくある場面なだけに、時短のポイントがたくさんあります。今回は実務に効く「オートフィル」のテクニックを集めました。

 

Excelでの表作りで頻出する「連番」。まさか「1、2、3……」と手入力していませんよね?

ドキッとした人はもちろん、そうでない人も、連続データの入力には時短のポイントがたくさんあります。【エクセル時短】第27回では、連番入力の基本「オートフィル」の実践的テクニックを紹介します。

縦でも横でも、ドラッグだけで連番が完成

オートフィルは、セルの右下に表示される「フィルハンドル」をドラッグすることで、連続データを簡単に入力できる機能。数あるExcelの機能の中でも、重要度が高いと言えます。

「1、2、3……」といった数値の連番だけでなく、日付や時刻の連続データも作成でき、縦方向でも横方向でも使えます。さっそくやってみましょう。

1日付を横方向にオートフィルで入力する

フィルハンドルにマウスポインターを合わせて、マウスポインターの形が「+」に変わったら……

そのまま右方向にドラッグします。ドラッグ中に表示されるオートフィルの内容が目安になります。

2日付の連続データを入力できた

オートフィルで日付を入力できました。しっかり連続データになっていますね。

基準となるセルで連番の単位を変更できる

今度は、時刻の連続データを縦方向に「30分単位」で入力してみます。オートフィルの基準とするセルを「6:00」と「6:30」のように2つ用意しておき、それらを選択した状態でオートフィルを実行します。

1時刻を縦方向にオートフィルで入力する

セルA3に「6:00」、セルA4に「6:30」と入力しておきます。セルA3とA4を選択してから、フィルハンドルを下にドラッグします。

ドラッグ中に表示される内容で、30分単位でオートフィルができていることが確認できます。

2時刻の連続データを入力できた

オートフィルを利用して、30分単位で時刻を入力できました。

罫線や背景色がある表では「書式なしコピー」が便利

オートフィルでよくイライラするのが、基準となるセルの書式がコピーされてしまうこと。前述の例でも、時刻の列だけ書式が変わってしまっていますね。

これを避けるには、「書式なしコピー」を実行します。オートフィル後に表示される[オートフィルオプション]を選択するだけです。

1オートフィルオプションで「書式なし」を選択する

オートフィルを実行したあとに①[オートフィルオプション]をクリックし、②[書式なしコピー(フィル)]を選択します。

2データのみをオートフィルで入力できた

書式を除いて、データのみをオートフィルで入力できました。

連番の振り直しならダブルクリックで一発入力

連続データを入力後に行を追加・削除していて、連番が崩れてしまうことがあります。連番を振り直すには、フィルハンドルをドラッグするのではなく、ダブルクリックしてみましょう。表がテーブルとして定義されている場合でも使えます。

ただし、この方法は連番を振り直したい列か、隣り合う列にデータが入力済みであることが前提です。また、列に空白セルが含まれていると、そこで連番が止まってしまうことに注意してください。

1ダブルクリックで連続データを入力する

ここでは「1」から連番を振り直したいので、セルA3とA4に「1」「2」と入力し、選択しています。フィルハンドルにマウスポインターを合わせて、「+」の状態でダブルクリックします。

2連続データを入力できた

ダブルクリックで連番を振り直すことができました。

ドラッグだけではないオートフィルのテクニック、いかがでしたか?

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